Ứng dụng AI và Low-Code để Kaizen hành trình Lean của doanh nghiệp

Tương lai của Lean không chỉ đơn thuần là cải tiến liên tục, mà còn là việc liên tục cải tiến cách thức chúng ta thực hiện cải tiến.

Mở đầu

Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng, các doanh nghiệp đang đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt. Nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng tư duy Lean nhằm tối ưu hóa quy trình, loại bỏ lãng phí và nâng cao giá trị cung cấp cho khách hàng. Lean không chỉ tập trung vào luồng vật lý mà còn quan tâm đến luồng thông tin - từ ý tưởng đến sản phẩm, từ đơn hàng đến giao hàng.

Tuy nhiên, trong thời đại số hóa, để đạt được sự linh hoạt thực sự, doanh nghiệp cần biết cách tận dụng công nghệ để giải quyết vấn đề tại hiện trường (Gemba) nhanh chóng và hiệu quả hơn. Đó chính là lúc AI và các nền tảng low-code trở thành những công cụ đắc lực.

Những công nghệ này không chỉ giúp lean trở nên dễ tiếp cận hơn với các đội ngũ tuyến đầu mà còn đẩy nhanh quá trình cải tiến liên tục (Kaizen) trên toàn doanh nghiệp. Câu hỏi đặt ra không phải là liệu các nhà lãnh đạo có nên áp dụng hay không, mà là làm thế nào để tích hợp chúng một cách hiệu quả vào văn hóa giải quyết vấn đề hiện tại.

Tại sao Low-Code phù hợp tự nhiên với tư duy Lean?

Trong quá khứ, việc phát triển phần mềm tùy chỉnh để hỗ trợ các sáng kiến lean thường là một quá trình phức tạp, tốn thời gian và chi phí. Đặc biệt tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp khó khăn do hạn chế về nguồn lực IT và thời gian triển khai dài.

Sự xuất hiện của các nền tảng no-code/low-code đã thay đổi hoàn toàn bức tranh này. Các nền tảng này cho phép "citizen developers" - những người không có nền tảng lập trình chuyên sâu - có thể tạo ra các ứng dụng phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Điều này hoàn toàn phù hợp với nguyên tắc Lean về việc trao quyền cho nhân viên tuyến đầu và loại bỏ các bước không cần thiết.

Một ví dụ điển hình là tại Trung tâm Sản xuất Halfway ở Johannesburg năm 2017. Tổng giám đốc Morné Fourie, vốn là kỹ thuật viên xe hơi chứ không phải kỹ sư phần mềm, đã tự học cách xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh hỗ trợ quy trình Lean tại Gemba chỉ sau một workshop ngắn và một số hướng dẫn trực tuyến.

Kết quả đạt được:

• Quy trình làm việc nhanh hơn đáng kể

• Rút ngắn thời gian

• Cải thiện hiệu quả mà không cần chờ đợi bộ phận IT

Đây chính là sức mạnh của low-code - trao quyền cho các nhà lãnh đạo Lean tự giải quyết vấn đề ngay tại hiện trường.

AI - Công cụ tăng cường sức mạnh cho Kaizen

Nếu low-code giúp dân chủ hóa việc phát triển ứng dụng, thì AI đưa khả năng giải quyết vấn đề Lean lên một tầm cao mới. Với khả năng phân tích dữ liệu phi cấu trúc, tự động hóa các tác vụ thường xuyên và cung cấp thông tin dự đoán, AI bổ sung hoàn hảo cho phương pháp Lean trong việc tạo ra giá trị và giảm thiểu lãng phí.

AI đang chuyển đổi các thực hành Lean trong nhiều lĩnh vực quan trọng:

Gemba Walks được hỗ trợ bởi AI: Hãy tưởng tượng một trợ lý AI có thể phân tích dữ liệu sản xuất thời gian thực, chỉ ra những điểm kém hiệu quả giữa các khu vực mà con người có thể bỏ qua. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhà máy sản xuất tại Việt Nam với quy mô lớn và nhiều công đoạn phức tạp.

Hỗ trợ phân tích nguyên nhân gốc: AI có thể sàng lọc khối lượng lớn dữ liệu quy trình lịch sử để xác định các mẫu lỗi, thời gian dừng máy hoặc vấn đề chất lượng. Đây là một lợi thế lớn cho các doanh nghiệp Việt Nam đang tích lũy dữ liệu từ quá trình sản xuất.

Bảo trì dự đoán: Các cảm biến được hỗ trợ bởi AI có thể dự đoán khi nào thiết bị sẽ gặp sự cố, cho phép bảo trì chủ động để ngăn ngừa các hỏng hóc tốn kém. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam, nơi chi phí thay thế thiết bị thường rất cao.

Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu: Thay vì dựa vào kinh nghiệm và trực giác, các mô hình AI có thể đề xuất cải tiến quy trình dựa trên dữ liệu thực tế, giúp các nhà quản lý Việt Nam đưa ra quyết định chính xác hơn.

Một ví dụ thành công là tại Stellantis UK, nơi một đội ngũ Lean liên chức năng đã phát triển các ứng dụng AI sử dụng công cụ low-code và đạt được những kết quả ấn tượng:

• Giảm 70% số lượng phần mềm cần sử dụng

• Nhân viên chủ động hơn trong việc tự động hóa và quy trình số

• Loại bỏ 8 hệ thống thừa

Kết nối khoảng cách IT với công nghệ dẫn dắt bởi Lean

Một số chuyên gia Lean tại Việt Nam có thể còn do dự về việc sử dụng AI hoặc low-code, lo ngại rằng chúng quá phức tạp hoặc việc chuyển đổi số nên để bộ phận IT "chủ trì". Tuy nhiên, thực tế cho thấy các cấu trúc IT truyền thống không thể theo kịp tốc độ của việc giải quyết vấn đề Lean.

Điều này không có nghĩa là IT trở nên không quan trọng. Thay vào đó, Lean và IT cần phải cộng tác chặt chẽ:

• IT thiết lập khung quản trị và đảm bảo an ninh thông tin

• Nhân viên tuyến đầu sử dụng low-code và AI để thúc đẩy đổi mới

• Sự kết hợp này tạo ra một doanh nghiệp Lean hơn và linh hoạt hơn

Như Jayesh Govindarajan, Phó Chủ tịch Điều hành AI của Salesforce, đã nhấn mạnh: trong thế giới số ngày nay, kỹ năng giải quyết vấn đề quan trọng hơn việc biết lập trình. AI có thể tạo ra giải pháp, nhưng chính những người có tư duy Lean sẽ xác định được những vấn đề đáng giải quyết.

Thách thức và những điều cần cân nhắc

Giống như bất kỳ sáng kiến Lean nào, việc triển khai low-code và AI đòi hỏi một cách tiếp cận chu đáo và phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam.

Các yếu tố then chốt cần quan tâm:

Quản trị và bảo mật: Bộ phận IT cần đảm bảo các ứng dụng low-code được bảo mật và các mô hình AI không gây ra thiên vị hoặc lỗi sai. Đây là mối quan tâm đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp Việt Nam đang ngày càng chú trọng đến bảo mật dữ liệu.

Đào tạo và thay đổi tư duy: Nhân viên cần hiểu rằng low-code là công cụ hỗ trợ chứ không phải thay thế cho việc giải quyết vấn đề Lean. Điều này đòi hỏi sự đầu tư vào đào tạo và thay đổi văn hóa doanh nghiệp.

Tích hợp với hệ thống hiện tại: AI và low-code không nên tạo ra các "hòn đảo thông tin" mà phải hoạt động nhịp nhàng với các hệ thống ERP, MES và CRM đang có. Đây là thách thức lớn cho nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang sử dụng nhiều hệ thống khác nhau.

Khi những yếu tố này được giải quyết đúng cách, low-code và AI sẽ trở thành những công cụ mạnh mẽ nhất cho quá trình chuyển đổi Lean.

Kết luận

Tương lai của Lean không chỉ đơn thuần là cải tiến liên tục, mà còn là việc liên tục cải tiến cách thức chúng ta thực hiện cải tiến. AI và low-code không phải là sự thay thế cho tư duy Lean, mà là những công cụ hỗ trợ đắc lực cho thế hệ chuyên gia Lean tiếp theo.

Đối với các doanh nghiệp Việt Nam đang trong quá trình chuyển đổi số và nâng cao năng suất chất lượng, việc nắm bắt và ứng dụng hiệu quả AI và low-code trong hành trình Lean sẽ là yếu tố quyết định khả năng cạnh tranh trong tương lai.

Những doanh nghiệp có tầm nhìn xa, chủ động áp dụng các công nghệ này ngay hôm nay sẽ là những đơn vị định hình nên doanh nghiệp Lean của ngày mai. Hành trình này đòi hỏi sự kiên trì, đầu tư hợp lý và quan trọng nhất là sự thay đổi tư duy từ lãnh đạo đến nhân viên.

Như vậy, câu hỏi không phải là liệu doanh nghiệp Việt Nam có nên bắt đầu hành trình này hay không, mà là làm thế nào để bắt đầu một cách hiệu quả và bền vững nhất.